Patientenanfrage-Management
Das medflex Patientenanfrage-Management macht die tägliche Bearbeitung von Anfragen übersichtlich und planbar. Patientenanfragen erreichen Sie strukturiert über ein Anfragemodul, das zum einen auf Ihrer medflex Kontaktseite eingebunden ist, zum anderen aber auch im Chat derjenigen Patient:innen integriert ist, die mit Ihnen per medflex verbunden sind. Das Anfragemodul erhebt in wenigen Schritten alle relevanten Angaben von den Patienten. Sie sehen alle Anliegen in der strukturierten Anfragen-Übersicht, können sie filtern und auf Wunsch direkt per medflex beantworten.
Das Patientenanfrage-Management gliedert sich in 3 Bereiche:
1. Das Anfragemodul für Patienten
2. Ihre Anfragen-Übersicht
3. Administration:
- Anfragen individuell konfigurieren
- Anfragen an Teammitglieder zuweisen
Tipp: Um alle Bereiche des Patientenanfrage-Managements kennenzulernen, empfehlen wir Ihnen unsere interaktive Einführung für PC und Laptop. Hier führen wir Sie Schritt für Schritt direkt in medflex durch die Administration des Anfragemoduls und die Anfragen-Übersicht.
1. Anfragemodul
Über das Anfragemodul stellt der Patient aus den angebotenen Optionen eine Anfrage an Ihre Praxis.
Zur Auswahl stehen aktuell Termine, Befunde, Folgerezepte, Überweisungen und allgemeine medizinische Rückfragen – welche dieser Anfragegründe Sie anbieten, entscheiden Sie selbst.
Je nachdem, welche Option der Patient wählt, werden mehrere Folgefragen gestellt, um das Anliegen so genau wie möglich einzugrenzen. Zu diesen Angaben gehören:
- Bestands- oder Neupatient
- Versichertenstatus
- Kontaktdaten
- Nähere Angaben zum Anliegen, z. B. Zeitpräferenzen bei Terminanfragen oder Details zum Medikament bei Rezeptanfragen.
All diese Informationen sehen Sie später kompakt in Ihrer Anfragen-Übersicht.
Wo finden die Patient:innen das Anfragemodul?
Es gibt 2 Möglichkeiten, wie Patient:innen Ihre Anfragen stellen können:
Ist der Patient bereits über medflex mit der Praxis verbunden, kann das Anfragemodul direkt im Chatverlauf geöffnet und Anfragen abgeschickt werden. Das ist vor allem für Bestandspatienten sehr bequem.
Die zweite Möglichkeit für Patient:innen Anfragen zu stellen, ist über die medflex Kontaktseite der Praxis. Dort ist das Anfragemodul eingebunden und damit auch für potenzielle Neupatienten erreichbar. Ist das nicht erwünscht, kann die Kontaktseite auch deaktiviert werden. Das Anfragemodul im Chat der Patient:innen bleibt dann weiterhin aktiv.
2. Ihre Anfragen-Übersicht
Die Anfragen-Übersicht finden Sie bei medflex in der Navigationsleiste links unter 'Anfragen'. Sie beinhaltet:
- Liste aller eingegangenen Anfragen chronologisch mit Zeitstempel
- Ein Label oder Etikett zeigt an, um welchen Anfragentyp es sich handelt, z.B. Termin
- Alle Angaben, die der Patient bei der Anfrage gemacht hat und seine Kontaktdaten
Sie können auf die Anfragen flexibel antworten:
- Wenn der Patient bereits Ihr medflex-Kontakt ist, können Sie ihm direkt im Chat schreiben.
- Per Anruf - die Telefonnummer ist eine Pflichtangabe für Patienten.
- Per E-Mail, wenn der Patient eine E-Mail-Adresse angegeben hat.
Tipp: Patienten, die Sie noch nicht in Ihrer medflex Kontaktliste haben, können Sie aus der Anfragen-Übersicht mit einem Klick zu medflex einladen und dann noch einfacher kommunizieren.
Nützliche Funktionen der Anfragen-Übersicht
Status: Jede neue Anfrage hat zunächst den Status offen. Sie können den Status auf "In Bearbeitung" oder "Erledigt" stellen und Anfragen so strukturiert abarbeiten – sowohl persönlich als auch im Team. Ihren Patient:innen wird der Status "Wird bearbeitet" oder "Erledigt" angezeigt.
Zudem können Sie Anfragen jeweils als wichtig oder auch als ungelesen markieren. Oberhalb der Filterfunktion wird Ihnen auf einen Blick angezeigt, welche Ihrer Anfragen die entsprechende Markierung aufweisen.
Filter: Über der Liste der Anfragen finden Sie die Filterfunktion. Sie können nach Anfragetyp, Bearbeitungsstatus, Zeitraum und zuständiger Person im Team filtern, z.B. um offene Terminanfragen gesammelt zu bearbeiten oder sich älteren Anfragen zuerst zu widmen.
Nachricht senden: Patienten, mit denen Sie bereits in medflex verbunden sind, können Sie Anfragen direkt im Chat beantworten und z.B. den angefragten Befund gleich zusenden.
E-Mail senden: Wenn Sie auf "E-Mail senden" klicken, öffnet sich automatisch eine neue E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm. Die E-Mail-Adresse des Patienten ist bereits eingetragen.
Exportieren der Anfrage: Über die Option "Anfrage kopieren" im Drei-Punkt Menü der Anfrage können Sie den Inhalt der Anfrage als .csv Datei herunterladen und so z.B. in Ihr PVS übertragen.
Tipp: Laden Sie diese Patienten doch gleich zu medflex ein, um ihnen datenschutzkonform und noch bequemer per medflex Chat zu schreiben.
3. Administration:
Anfragen indiviuell konfigurieren
Sollen nur Stammpatient:innen Terminanfragen stellen können, vergeben Sie mittwochs gar keine Termine oder möchten Sie die Option "Befundanfrage" komplett deaktivieren? Kein Problem. Mit nur wenigen Klicks können Sie die Anfragen individuell konfigurieren und somit auf die Bedürfnisse Ihrer Praxis anpassen.
Wie das funktioniert? Gehen Sie auf "Meine Patientenkontaktseite", klicken Sie zunächst auf das Stift-Symbol oben rechts im Anfragemodul für Patienten und dann auf "Anfragen konfigurieren". Jetzt können Sie einzelne Anfragoptionen oder auch ganze Anfragen deaktiveren bzw. aktivieren. Am Ende nur noch auf "Speichern" klicken und Ihre Patient:innen sehen nur die Anfragen und Anfrage-Teile, die Sie eingestellt haben. Das gilt sowohl für das Anfragemodul auf Ihrer Kontaktseite als auch für das Anfragemodul, das Patient:innen direkt im Chat finden, wenn Sie mit Ihnen über medflex verbunden sind.
Anfragen an Teammitglieder zuweisen
Sie können Patientenanfragen im an bestimmte Personen im Team zuweisen und so Zuständigkeiten und Praxisabläufe innerhalb Ihrer medflex-Anwendung abbilden. Zudem ist für alle im Team ersichtlich, wem welche Aufgabe zugewiesen und welche noch nicht zugewiesen sind.
Wie das funktioniert? Indem Sie rechts auf den Pfeil neben dem Personen-Symbol klicken, öffnet sich eine Liste der angelegten Teammitglieder. Wählen Sie einfach eine Person aus.
Wem welche Anfrage zugewiesen wird, sehen Sie auch auf der linken Seite in der Liste aller Anfragen. Zudem können Sie auch nach den zugewiesenen Personen filtern.
Gut zu wissen: Ihre Patient:innen sehen nicht, wer die Anfrage bearbeitet.
Nutzen Sie ein medflex-Widget, um Patienten von Ihrer Praxis-Webseite zum Anfragemodul auf der Kontaktseite zu führen. Die Widgets sind ansprechend gestaltete Verlinkungen, die Sie einfach auf Ihrer Webseite einbinden. So geht es ≫
